비서 문서 캡처 활용
비서 사무정보관리 학습모듈의 개요
학습모듈의 목표 : 경영진 보좌에 필요한 각종 사무정보들을 검색, 수집, 활용할 수 있도록 기기를 관리하고 보안을 유지할 수 있다.
<학습모듈의 내용체계>
1. 정보 검색하기0202030109_22v2.1
1-1. 정보검색 및 선별-정보 검색하기
1-2. 정보 관리 및 분석
2. 정보 기기 관리하기0202030109_22v2.2
2-1. 스마트 사무정보 기기의 활용-정보 기기 관리하기
2-2. 상사의 소셜 미디어 관리
3. 정보 보안 유지하기0202030109_22v2.3
3-1. 정보 보안 관리-정보 보안 유지하기
3-2. 기밀문서 관리
핵심 용어
정보 검색, 정보 분석, 스마트 디바이스, 사무정보 기기, 클라우드 서비스, 스마트 애플리케이션, 소셜 미디 어, 정보 보안 관리
정보 검색의 분류
검색 엔진 활용
• 가장 보편적인 검색 방법으로 크롤링을 이용하여 수집한 웹페이지의 데이터를 인 덱싱하여 검색어에 따라 선별된 정보를 제공하는 형태임
• 검색 방법이 간편하고 결과 중에 연관성 및 신뢰도가 낮은 것이 있으므로 주의해야 함
전문 DB 활용
• 특정 분야의 정보를 전문적으로 축적 및 제공하는 전문 데이터베이스를 활용함
• 신뢰도 높은 정보의 획득이 가능함. 단, 전문 DB에 대한 접근성이 낮고 검색 방 법이 까다롭고 비용이 발생함
• 검색 엔진과 전문 DB의 연계로 각각의 단점을 상호 보완함
동영상 검색
• 동영상 공유 사이트의 확대 및 활성화로 동영상 검색이 증가하는 추세임
• 정보 접근이 용이하고 시청각 정보의 제공으로 정보 이해도가 높음
• 개인이 제공하는 미검증 정보가 많으므로 신뢰도에서 주의해야 함
SNS 검색
• 모바일 SNS 애플리케이션의 활용으로 실시간 SNS 메시지에 대한 검색 증가하 는 추세임
• 실시간으로 정보 검색이 가능하여 최신 정보 획득에 용이함
• 개인이 제공하는 미검증 정보가 많으므로 주의해야 함
빅데이터 기반 추세 검색
• 빅데이터를 활용한 추세(trend) 분석을 통해 추세 정보를 제공함
• 주요 검색 엔진, 뉴스 DB, SNS, 공공 데이터 제공 사이트 등에서 트렌드 분석 서비스를 제공함
• 빅데이터 분석을 전문 분석 능력이 없어도 간편하게 가능함
생성형 AI 기반 검색
• 인공지능(AI)에게 원하는 것을 요청하면 그 요구 사항에 따라 AI가 결과를 생성 하여 제공하는 방식으로 정보를 획득함
• 광범위한 정보의 획득뿐만 아니라 요구하는 형태로 분석보고서 생성 등이 가능
• 잘못된 정보를 사실처럼 제공하거나 비윤리적인 내용도 포함되는 오류가 많으므 로 주의해야 함
• 생성형 AI 사용 시 사내 주요 정보를 입력하는 문제 등으로 정보 보안에 취약한 경우도 다수 발생하고 있으므로 주의해야 함
수행 내용 1 / 인터넷 정보 검색 수행하기
안전 ･ 유의 사항
인터넷 정보를 이용할 경우 저작권에 위배되는 행동은 삼가도록 한다.
이용되는 주요 포털의 장단점을 숙지한다.
수행 순서
숔 정보 수집 방법과 수집 도구를 계획한다.
1. 비서는 검색하고자 하는 정보의 내용을 명확히 파악한다.
2. 검색하고자 하는 정보의 내용을 수첩에 적어 정리한 후 정보 수집에 사용될 방법과 도구를 계획 한다.
숕 검색 포털을 결정한다.
1. 수집될 정보의 성격 및 내용을 정확히 파악하여 검색할 포털을 결정한다.
2. 인물 검색의 경우 검색 포털 창에 ‘인물 검색’의 단어를 입력한 뒤에 원하는 인물의 정보를 검색 한다.
수행 tip
• 일반적인 검색 정보는 무료로 제공되지만 세부적인 정보를 제공하는 포털의 경우 유료로 이용할 수 있다.
3. 인물 검색 포털의 경우 검색하고자 하는 대상의 이름을 기재한 뒤에 필요한 정보를 확인한다.
4. 논문 검색의 경우 학술 논문 전문 데이터베이스(DB)에서 해당 논문의 제목과 집필자의 이름을 함께 검색한다.
- 다양한 검색어로 검색한다.
1. 검색하고자 하는 정보의 주제 및 단어를 다양하게 검색한다.
2. 검색 엔진에 사용되는 연산 기호를 활용하여 정확하고 빠르게 정보를 검색한다.
수행 tip
• 구글의 경우 환경 설정 탭에서 고급 검색 기능을 사용할 수 있으며, 검색하고자 하는 단어에 큰 따옴표(“ ”)를 입력 하면 일치하는 단어가 있는 사이트를 함께 보여 준다.
• 특정 검색어를 가지고 있는 파일을 찾고자 할 때는 검색 단어 뒤에 ‘filetype: 확장자’를 입력하면 해당 확장자의 파일을 검색할 수 있다.
• 검색하고자 하는 내용이 정확하지 않을 경우 검색창에 ‘and’나 ‘or’ 등의 연산 기호를 함께 사용하면 정보 검색 에 많은 도움이 된다.
- 검색된 정보를 문서로 작성한다.
1. 검색된 정보는 정리 및 분석하여 워드프로세서 등을 활용하여 보고서로 작성하여 보고한다. 2. 작성된 검색 정보를 상사에게 전달할 때는 원본 파일도 함께 준비한다.
수행 tip
• 비서 본인에게 적합한 검색 엔진은 미리 사용법을 익혀 둔 다.
• 자주 활용하는 웹 사이트는 ‘즐겨찾기’로 저장해 둔다.
• 외국어의 경우 스펠링을 정확히 확인한다.
• 사용된 자료의 출처는 반드시 기재한다.
수행 내용 2 / 온라인으로 스크랩하기
안전 ･ 유의 사항
여러 사이트에서 유사한 신문 기사가 검색되어 경우 상사가 원하는 정보를 정확하게 담고 있는 기사를 선택한다.
수행 순서
숔 스크랩할 정보를 검색한다.
1. 상사가 희망하는 정보의 유형 및 검색어에 맞추어 신문사 사이트 및 뉴스 검색 사이트에서 기사 를 검색한다.
2. 인물 동정이나 승진, 부고 등과 같이 상사의 업무 및 인간관계 관리에 도움이 될 수 있는 정보도 함께 검색한다.
3. 회사 및 업무 관련이 아니더라도 상사가 평소에 관심을 가지고 있는 분야나 주제와 관련된 기사 도 검색하여 체크해 둔다.
숕 스크랩한 기사를 선별한다.
검색 결과로 유사한 내용이 포함되어 있는 여러 신문사의 기사가 검색되는 경우에는 상사가 원 하는 정보를 가장 정확하고 상세하게 포함하고 있는 기사를 스크랩 대상으로 한다.
숖 기사를 스크랩 가능한 포맷으로 가공한다.
1. 신문 기사의 URL을 그대로 활용할 수도 있지만 이 경우 광고가 많이 노출되므로 기사를 인쇄 포맷으로 보이도록 설정한 뒤에 URL을 확인한다.
2. 상사가 PDF 파일로 저장된 형태를 원하는 경우 기사의 인쇄 형태를 PDF 파일로 저장한다.
10숗 상사의 선호에 따라 온라인 또는 오프라인으로 스크랩한 기사를 전달한다.
1. 상사에게 온라인 스크랩한 기사를 오프라인으로 전달할 경우는 기사를 출력하여 전달한다.
2. 상사가 인스턴트 메신저로 전달받는 것을 선호한다면 기사의 URL을 복사하여 상사의 인스턴트 메신저로 전달한다.
수행 tip
• 상사에게 기사 URL을 직접 전달할 때 URL이 너무 길다 면 단축 URL이나 QR 코드로 변환하여 전달하는 것을 검 토할 필요가 있다.
• 단축 URL로 전달하더라도 기사 원문에는 출처 및 날짜 표시 여부를 확인해야 하며 원래 URL을 확인할 수 있도 록 한다.
3. 상사가 URL을 그대로 전달받는 것보다 하루의 스크랩을 한꺼번에 파일로 전달받기를 희망하는 경우는 스크랩한 기사를 PDF로 전환하고, 여러 기사를 하나의 PDF 파일로 통합하여 상사에게 인스턴트 메신저 또는 이메일로 전달한다.
수행 tip
• PDF로 변환하여 기사를 전달하는 경우에는 PDF 편집 프 로그램의 형광펜 및 주석 달기 기능을 이용하여 중요 부분 에 형광펜으로 표시하거나 간단한 요약 등을 달 수 있다.
숔 상사의 지시 사항을 숙지하고 필요 사항을 준비한다.
상사는 올해 상반기에 우리 사업부가 생산한 제품의 수출 금액에 대한 보고서를 요청했다. 상사는 제품 별로 주요 3개국의 월별 수출 금액에 대한 비교와 총수출 금액에 대한 월별 추이, 국가별 상반기 수출 비중 등을 확인할 수 있는 그래프를 포함하라고 지시하셨다.
1. 우리 사업부의 상반기 수출 금액에 관한 데이터를 수출 부서의 담당자에게 요청해 입수한다.
2. 상사의 지시 사항에 따른 그래프 작성을 위해 데이터를 가공한다.
수행 tip
• 스프레드시트의 부분합이나 피벗 테이블 기능 등을 이용하 여 가공하면 편리하다.
3. 상사의 지시 사항에 맞는 적절한 그래프 종류를 결정한다.
14(1) 제품별 주요 3개국 월별 수출 금액 비교: 세로막대그래프
(2) 총수출 금액에 대한 월별 추이: 꺾은선그래프
(3) 국가별 상반기 수출 비중: 원그래프
숕 그래프를 삽입하고 편집한다.
1. 보고서 작성에 사용할 사무용 문서 작성 프로그램의 차트 삽입 기능으로 그래프를 작성한다.
2. 위 숔의 3에서 결정한 그래프의 종류를 선택한다.
3. 추가된 그래프가 효과적으로 메시지를 전달할 수 있도록 그래프 각 요소의 서식 등을 편집한다.
숖 보고서를 작성한 뒤에 완성한다.
1. 상사의 지시 사항에 맞추어 제목 및 소제목을 붙이고 그래프를 적절하게 위치하도록 한다. 2. 각 그래프에서 보여 주는 결과를 요약한 문장을 작성하여 초안을 작성한다.
수행 tip
• 보고서에는 그래프만을 제시하는 것보다는 그래프에서 보 여 주는 내용을 간단히 요약한 메시지를 포함한다.
3. 초안을 꼼꼼히 점검하여 수정한 뒤에 상사에게 보고서를 제출한다.
클라우드 서비스의 주요 기능
(1) 온라인 문서 편집 기능
클라우드에 저장된 문서를 다운로드받지 않아도 클라우드 자체로 내장된 문서 작성 및 편집 도구를 활용하여 문서의 편집과 생성 등이 가능하다.
(2) 대용량 동영상 및 음악 파일의 재생
용량이 큰 동영상 파일을 기기에 내려받지 않아도 클라우드상에서 재생이 가능하여 컴 퓨터 및 스마트 디바이스 용량의 절약에 용이하다.
(3) 파일 공유 기능
타인과 파일을 공유해야 할 때 다운로드 또는 편집 권한을 부여하여 함께 공유하여 협 업이 가능하다.
비서와 상사에게 유용한 애플리케이션의 종류별 기능과 특징을 숙지하고 업무에 활용한다.
1. 비서는 일정과 관련된 애플리케이션의 종류별 특징을 숙지하고 업무에 적용한다.
(1) 문서로 된 일정표 이외에도 기사와 편리하게 공유할 수 있는 일정관리 애플리케이션을 설치 하여 사용한다.
(2) 기사의 스마트폰에도 동일한 애플리케이션을 다운받도록 하고 사용법을 설명한다.
(3) 해당 애플리케이션의 세부 기능에 대해 문서로 정리하여 기사와 공유한다.
(4) 상사와도 동일한 일정관리 애플리케이션 등을 활용하여 일정을 공유한다.
2. 비서는 명함과 관련된 애플리케이션의 종류별 특징을 숙지하고 업무에 활용한다.
(1) 비서 본인이 사용하기에 편리한 명함 애플리케이션을 스마트폰에 설치한다.
(2) 사내 및 외부에서 명함을 받은 경우에는 명함의 내용을 데이터로 전송하여 보관한다.
(3) 명함 애플리케이션을 사용하더라도 종이 명함을 버리지 않고 보관한다.
(4) 명함 애플리케이션의 비용 지불에 대해 총무팀과 상의한다.
(5) 상사의 핸드폰에도 동일한 명함 애플리케이션을 다운받아 연동한다.
(6) 명함 애플리케이션의 명함데이터를 엑셀로 내보내기하여 다른 연락처와 통합하여 관리한다.
3. 비서는 각종 예약(교통, 출장, 식당)과 관련된 애플리케이션의 종류별 특징을 숙지하고 업무에 적 용한다.
(1) 비서 본인이 사용하기에 편리한 예약 관련 애플리케이션을 스마트폰에 설치한다.
(2) 철도 예약 애플리케이션으로 예약하여 모바일 승차권을 발권한다. 상사의 출장을 위해 예약하 는 경우 상사의 스마트폰으로 예약하거나 비서의 스마트폰으로 예약을 한 경우에는 상사의 스마트폰으로 모바일 승차권을 전달한다.
(3) 항공 예약은 항공사 또는 여행사 애플리케이션을 활용하여 가능하지만 항공편의 탑승을 위해 모바일 체크인 등을 하려면 상사가 이용할 항공사 애플리케이션을 설치해야 한다.
(4) 식당 예약과 관련된 애플리케이션은 사용자의 주관적인 후기뿐만 아니라 전문가들의 객관적 인 평가가 적용된 애플리케이션을 설치하여 사용한다.
4. 비서는 회의와 관련된 애플리케이션의 종류별 특징을 숙지하고 업무에 적용한다.
(1) 회의 도중에 녹음을 할 경우는 핸드폰의 보이스 레코더(recorder)를 활용한다.
(2) 녹음과 동시에 전사 기능을 활용해야 할 때 AI 기반 녹음 후 전사 및 요약 기능이 탑재된 애플리케이션을 활용한다.
(3) 상사가 온라인 회의 애플리케이션을 이용해 회의에 참가할 때는 사전에 비디오 및 오디오 상 태를 점검하고, 상사가 시간에 맞추어 참석할 수 있도록 알람을 설정해 둔다.
255. 식음료 주문 및 배달 애플리케이션의 종류별 특징을 숙지하고 업무에 적용한다.
(1) 회의에 필요한 다과 및 도시락 등을 주문할 때는 배달 애플리케이션을 활용한다.
(2) 배달 소요 시간을 고려하여 주문 시간을 결정하며 필요한 시기에 맞게 배달될 수 있도록 주 의한다.
6. 비서는 업무상 활용할 수 있는 애플리케이션의 종류별 특징을 숙지하고 업무에 적용한다.
7. 이 밖에도 평소 새롭게 제공되는 다양한 애플리케이션에 관심을 가지고 업무에 적용한다.
수행 tip
• 비서는 상사에게 도움이 될 만한 애플리케이션을 본인이 먼저 사용해 본다.
• 새로운 기능을 가진 스마트폰 애플리케이션이 수시로 개발 되고 있으므로 사용 중인 애플리케이션을 고집하지 말고 새로운 애플리케이션의 활용을 시도하는 것이 좋다.
상사의 소셜 미디어 관리
학습 목표
• 상사의 지시에 따라 상사와 관련된 홈페이지, 블로그, SNS를 운영하고 관리할 수 있다.
수행 내용 / 홈페이지 및 블로그, SNS 관리하기
수행 순서
숔 회사의 홈페이지와 블로그, SNS 등을 수시로 모니터링한다.
1. 비서는 회사가 운영하는 홈페이지와 회사의 제품 및 이미지에 대한 정보를 제공하는 블로그 명단 을 확인한다.
2. 비서는 모니터링을 통해 소비자들의 반응을 살피고 이슈가 되는 내용을 파악한다.
3. 홈페이지 및 블로그, SNS를 활용하는 주요 고객과 신규 고객들은 따로 정리해 두었다가 개인정 보 활용 동의를 한 경우 회사의 이벤트나 신제품 등을 발송하도록 한다.
4. 상사가 직접 블로그나 SNS를 운영하는 경우에는 상사의 지시에 따라 모니터링하고 운영을 지원 한다.
숕 경쟁사의 홈페이지와 블로그, SNS도 정기적으로 모니터링한다.
1. 경쟁사의 홈페이지와 블로그 및 SNS 주소를 정리한다.
2. 경쟁사의 홈페이지와 블로그, SNS를 통해 소비자들의 반응을 살피고 신제품 출시 및 이슈가 되 는 내용을 파악하여 정리한다.
3. 경쟁사와 자사 홈페이지 및 블로그, SNS 구성 및 운영의 유사점과 차이점을 분석하여 작성한다.
숖 홈페이지와 블로그, SNS 관련 보고서를 작성한다.
1. 상사와 협의하여 정해진 날짜에 회사 홈페이지와 블로그, SNS 모니터링 결과를 보고서로 작성하
33여 보고한다.
2. 보고서를 작성할 때는 수치화된 데이터를 활용하여 한눈에 알아보기 쉽도록 명확하게 작성한다.
숗 그 밖의 다양한 홈페이지와 블로그, SNS에 관심을 가진다.
1. 회사가 사용하는 홈페이지와 블로그뿐만 아니라 새로 만들어지고 운영되는 홈페이지 및 블로그, SNS의 기능과 특징을 파악하여 상사에게 보고한다.
2. 보고서를 작성할 경우 상사가 선호하는 카테고리를 분류하여 보고서를 작성한다.
수 보고서는 타 부서와 공유한다.
1. 상사에게 보고한 홈페이지와 블로그, SNS 보고서는 상사에게 허락받은 후 관련 부서와 공유한다. 2. 사내 직원들이 회사 홈페이지와 블로그, SNS를 활용하고 홍보할 수 있도록 적극 권장한다.
수행 tip
• 회사가 운영하는 홈페이지와 블로그는 오전과 오후로 구분 하여 1회 이상씩 모니터링한다.
• 상사의 블로그나 SNS는 상사가 직접 운영하는 것이 가장 효과적이지만 상사의 지시에 따라 비서가 운영 및 지원하 는 것이 좋다.
정보 보안 관리
학습 목표
• 비밀번호의 설정과 주기적인 변경을 통해 상사와 비서의 컴퓨터 보안을 유지할 수 있다.
• 상사와 비서의 컴퓨터에 웹하드나 외장 하드에 저장된 자료를 주기적으로 갱신할 수 있다.
• 최신 백신 프로그램 설치를 통해 주기적으로 바이러스 검사를 시행함으로써 컴퓨터 내의 정보 를 보호할 수 있다.
컴퓨터 로그인 비밀번호 설정 방법(윈도우 11 기준)
① 컴퓨터를 시작한 후 [시작] 메뉴에서 [설정]을 선택한다.
② [설정]에서 [계정] 메뉴를 선택한 후 [로그인 옵션]에서 로그인 잠금을 해제하기 위한 방법을 선 택한다.
- 얼굴 인식, 지문 인식 PIN 번호, 보안키, 암호, 사진 암호 등 사용 가능
화면 보호기 설정 방법(윈도우 11 기준)
① 컴퓨터를 시작한 후 [시작] 메뉴에서 [설정]을 선택한다.
② [설정]에서 [개인 설정] 메뉴를 선택한 후 [잠금 화면]을 선택한다.
③ [잠금 화면]의 아랫부분의 [관련 설정]에서 [화면보호기 설정]을 선택하여 설정한다.
기밀문서 관리
학습 목표 • 기밀 문서에 대한 보안 원칙에 따라 기밀 서류와 자료를 관리할 수 있다.
비서의 행동 규범
(1) 비서는 중요한 내용의 기밀문서를 어떻게 관리할 것인지에 대해 상사와 미리 상의해야 하며, 사내 기밀문서와 관련된 보안 원칙을 숙지하고 그에 맞는 행동을 하도록 노력한다.
(2) 기밀문서 보호를 위한 비서의 행동 규범은 다음과 같다.
(가) 비서는 어떠한 문서를 취급하더라도 문서의 내용을 타인에게 누설하거나 공유하지 않도 록 한다.
(나) 기밀이 포함된 문서는 단 한 장이라도 함부로 쓰레기통에 버리지 않도록 한다.
(다) 기밀문서의 접근 권한과 사용 권한에 대한 내용을 숙지한다.
(라) 퇴사할 때 비서는 보유하고 있는 사내 기밀문서를 모두 반납해야 한다.
(마) 기밀문서의 유출이나 부적절한 관리를 알게 되면 정보 보안 부서에 즉시 보고한다.
(바) 기밀문서를 관리하는 컴퓨터상의 폴더는 반드시 비밀번호를 설정한다.
(사) 기밀문서를 필요 이상으로 복사해 두거나 이면지로 사용하지 않도록 한다.
(아) 지인이나 동료에게 회사의 비밀이나 상사의 비밀 정보를 발설하지 않도록 주의한다.
(자) 퇴사한 지인으로부터 사내 기밀 정보에 관한 정보를 요청받을 경우에는 정보 제공을 정 중히 거절한다.
(차) 미완료된 업무를 위해 문서의 외부(집) 반출은 금지되며 반드시 회사에서 처리한다.
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