IMO Guide Book / IMO 문서의 종류 및 표기법

  

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IMO 문서의 종류 및 표기법

IMO 문서의 종류는 그 성격에 따라 사무국에서 발행하는 회람(Circular)문서에서부터 사무국,

회원국 및 자문 자격을 가진 기구로부터 제출되는 회의 의제문서, 회의 기간 중에 작성되는

작업문서(Working Paper) 및 J-Paper, 회의보고서 등이 있으며, 이러한 문서의 종류에 따라

그 성격을 염두에 두고 그 문서에 실린 내용을 이해하고 적용해야한다.

1) 의제문서(Agenda Paper)

총회, 이사회, 위원회 및 전문위원회의 작업계획에 따라 해당 회기에 논의될 의제는 사전에

미리 결정되고, 이 의제에 해당하는 의제별로 각 회원국이나 자문기구 및 사무국에서는 해

당 의제에 대한 제안문서나 의견을 제출할 수 있다. 의제문서는 제출자에 따라 다음과 같

이 분류할 수 있다.

(1) 회원국/단체의 제출 문서

IMO 회원국, 준회원국, NGO 및 UN, ILO 등 관련 국제기구에서 그 제안사항을 의제 문서로

제출하면 공동의 이해관계가 있는 경우 공동 명의로 제출하기도 한다. 회원국 및 단체는

타 회원국, 단체 및 사무국에서 제출한 문서에 대하여 의견문서(Comment paper)를 제출하

기도 하며 이러한 문서도 의제문서로 취급된다. 이 제안/의견 문서들은 해당 의제별로 분

류되어 제출하는 순서대로 번호가 매겨지며, 의제제안문서의 내용을 보충하는 목적이거나

제안사항이나 조치요구사항을 포함하지 않고 IMO 회의의 토론에 도움을 주기 위해 정보

제공을 목적으로 제출하는 경우(연구 보고서 등)는 정보문서로 분류된다(예: MSC 81/Inf.9).

(2) 사무국에서 제출하는 문서

- 지난 회기 중에 결정된 사항에 대한 보고서

- 타 IMO회의에서 결정된 사항 중 관련 분야에 대한 요약 보고서

- 산하 위원회, 전문위원회의 회의결과 보고서

- 타 국제기구의 관련 결정사항에 대한 보고서

- IMO 각 회의체(이사회, 위원회 등)의 결정에 따라 IMO사무국에서 준비하도록 한 사항에

대한 보고서(활동/경과보고서 등)

(3) 작업반 보고서

지난 회기 중 작업반(Working Group)이 결성되어 작업한 결과를 시간 제약으로 인하여 그

회기 중에 작업문서로 보고하지 못한 경우 차기 회의에 이를 제출한다. 또한, 회기 중간 작

업반회의가 특별히 개최된 경우 해당 작업반의 회의결과를 제출한다.

(4) 통신작업반 보고서

회기간 통신작업반이 결성되어 작업이 진행된 경우 그 결과를 보고한다. 통상 통신작업반

의장이 소속된 국가/단체의 이름으로 문서가 제출되고 통신작업반에 참가한 국가/단체의

이름이 문서 내용에 포함된다. 이와 같이 사무국, 회원국 및 자문 자격을 가진 기구로부터

제출된 의제에 대한 제안이나 의견, 보고서를 담고 있는 문서가 바로 의제문서이며, 제안자가

의제문서를 회의 개최예정일 전 정해진 날짜 내에 IMO 사무국에 제출하면 IMO에서는 이를

검토한 후 영어, 불어 스페인어 등 3개의 IMO 공식 언어로 번역하여 IMO 웹 사이트에 등

재하여 타 국가 및 단체가 회의 참가 전에 이를 열람 및 검토할 수 있도록 한다. 각 의제

문서마다 해당 총회, 이사회, 위원회 및 전문위원회 명칭과 회의 차수, 그리고 그 문서의

종류를 나타내는 약어와 발행일자가 명시되고, 의제문서의 제목 및 제출자가 명시된다. 의제

문서의 기본 형식 및 보는 방법은 제3장 4절의 의제문서 작성법과 같다.

2) 작업문서(Working Paper)

의제문서는 회의 개최 전에 제출되어 회원국에게 공개되는데 비하여 작업문서(Working

Paper)는 회의 기간 중에 생성되는 것이다. 작업문서도 공식 문서로 취급되고 IMO 공식 언

어들로 번역되어 발행되며(웹사이트 등재 포함) 문서번호에 "WP"라는 기호가 들어간다.(예:

MSC80/WP.3) 작업문서는 그 성격상 다음과 같이 나누어진다.

(1) 작업반 보고서

본회의와 분리되어 작업반(Working Group)이 결성되었을 때 그 작업반이 작업한 결과를

수록한 문서이다.

(2) 회의결과 보고서 초안

당해 회의에서 일어났던 모든 회의 결과에 대해 본회의장의 토의 결과까지도 포함하여 총괄

적인 보고서 형태로 기술한 문서로서, 회의가 끝나고 일정기간 후에 이 보고서는 본회의장

에서 논의된 수정사항을 반영하여 최종보고서로 발행된다. 따라서 최종보고서가 나오기 전

까지는 초안만 존재하므로 본회의장에서 이 초안에 대한 각종 수정사항들이 논의될 때 이

들을 모두 기록해 두어야 하며, 이 초안을 기초로 관련 기관들에게 회의결과를 알리는 경

우는 그 정확성에 대하여 매우 신중을 기해야 한다.

(3) 기타 문서

정해진 기간 내에 제출되지 못한 각국의 의제 문서가 그 중요성이 인정되어 회의장에서

발행하기로 합의된 경우, 기타 IMO 사무국에서 마련한 문서 중 시한이 촉박해서 사전에

의제문서로 발행되지 못한 경우에 작업문서로 발행된다. 기타 위원회 업무프로그램(work

program)이나 결의서 초안 등이 작업문서로 발행되기도 한다.

3) J-Paper

J-paper도 작업문서(Working Paper)와 마찬가지로 회의 기간 중에 생성되는 것이다. 다만

공식 문서로 취급되지 않으며, 따라서 IMO 공식 언어들로 번역되지 않고 웹사이트에 등재

도 안된다는 점이 작업문서와 다른 점이다. 즉 J-paper는 회의 진행을 돕기 위해 한시적으

로 생성/소멸되는 문서이며 영문으로만 발행된다. J-paper에는 다음과 같은 것들이 있다.

(1) 회의시간 계획(provisional time table)

회의 일정표와 회의중 작업반 결성계획(working group arrangements)을 담고 있으며 사무

국에서 준비한다. 시간표에는 날짜별, 시간대 별로 논의할 의제번호와 해당 의제에 별도로

작업반을 구성할 것인지의 여부가 명기된다. 작업반 구성계획에는 구성될 작업반(WG &

DG)의 개수와 각 작업반별 의장 및 비서의 이름, 작업반 모임 장소(회의실 번호)가 명시된다.

각 국가의 회의 참석자의 수는 국가별로 다르나 많은 국가는 사정상 한정된 인원이 참석

하므로 작업반이 많이 결성되는 경우 대표단을 참석시키지 못하는 경우가 발생한다. 따라서

각 회의별로 결성할 수 있는 작업반의 수는 엄격히 제한된다. 통상적으로 해당의제의 작업

분량, 사안의 긴급성 등을 감안하여 전 회의에서 차기회의 때 결성할 작업반의 종류와 수가

미리 정해지며 전 회의보고서에 명시되어있다. 통상적으로 작업반(WG)은 3개, 초안작업반

(DG)은 2개 등 총 5개를 넘지 못한다. 불가피한 경우 회의 중에 비공식작업반(informal WG

or DG)을 결성하기도 한다. 회의 첫째날 의제 1번(의제의 채택)을 다룰 때 이 문서가 검토

되며, 회원국이 의제의 중요도나 작업분량 등을 고려하여 변경을 제안할 경우에 의하여 시간

계획이나 작업반의 결성계획이 다소 변경되기도 한다. 따라서 이러한 시간 계획과 작업반

결성계획을 면밀히 숙지하고, 또한 참가하고 있는 대표단의 수 및 전문분야 등을 고려하여

본회의장의 날자별/의제별 담당자와 작업반별 담당자 등 회의 활동계획을 수립하여야 한다.

(2) 작업반의 작업계획

결성될 작업반이 수행할 작업내용이 J-paper로 발행된다. 이는 통상 Terms of Reference 또는

줄여서 TOR이라 부른다. 이 TOR은 본회의장의 의장에 의해 제안되며 작업반에 대한 작업

지시사항의 역할을 하므로 해당 의제를 본회의장에서 검토하는 과정에서 다소 변경되기도

한다.

(3) 기타 문서

- 정해진 기간 내에 제출되지 못한 각국의 의제 문서가 그 중요성이 인정되어 회의장에서

발행하기로 합의된 경우, 기타 IMO 사무국에서 마련한 문서 중 시한이 촉박해서 사전에

의제문서로 발행되지 못한 경우 등에 J-paper로 발행 된다. 다만, 이러한 사안들이 작업

문서로 발행되는 경우도 있으며, 그 차이점은 문서의 공식화 및 공식 언어로 번역 되고

안되는 차이이나 어떠한 경우든 실제 회의 진행상 그 효과 측면에서 큰 차이는 없다.

- 작업반 활동 중 작업의 편리성을 위해 수시로 만들어지는 작업 중간과정의 초안 문서들과

타 회기에서 생성된 문서나 ISO standards 등 참조 목적으로 제공되는 문서들이 J-paper로

발행된다.

- 참석자 명부 : 회의에 참석한 모든 참석자들의 이름 및 직책이 국가별/단체별/사무국별로

분류되어 발행된다. 회기 중간에 발행되며 아국대표단에 대한 참석자의 누락여부나 이름의

철자나 직책, 기재순서등을 사전 에 확인하고 필요시 사무국에 수정을 요청하여야 한다.

이 명부는 교정이 완료되면 정보문서로 발행되어 웹사이트에 등재된다.

(4) 정보문서(Information paper)

회원국, 단체, 사무국 등으로부터 제출된 의제문서 중 정보전달 목적(실험결과 자료, 워크숍

개최계획, 통계 자료 등) 이나 기 제출한 의제문서에 대한 보충 성격의 문서가 정보문서로

발행되며, 해당의제번호는 문서 표지의 좌측상단에서 확인할 수 있다. 회기에 제출된 문서의

전체목록, 승인/채택된 회람문서/결의서 목록, 회의참석자 목록, 수석대표 연설문(총회) 등도

회의가 끝난 후에 정보문서로 발행된다.

(5) 회의결과보고서(최종 보고서)

모든 IMO 회의는 해당 회의결과가 총괄적으로 정리된 회의결과보고서가 작성되며, IMO의

조직 체계에 따라 전문위원회는 위원회에 대한 보고형식(Report to the Committee), 위원회는

회의보고서 형식(Report of the Committee), 이사회는 결정사항 요약(Summary of

Decisions), 총회는 회의록(Summary of Records)형식이다. 이 결과보고서에 기초하여 위원회는

전문위원회의 보고서를, 이사회 및 총회는 위원회의 보고서를 그리고 총회는 이사회의 보

고서를 검토하게 된다. 최종보고서는 회의가 끝나고 약 2 내지 3개월 이내에 회의보고서가

발행되며 그 회의 의제번호 중 가장 끝 번호가 문서번호가 된다. 최종보고서는 회의 중에

작업문서로 발행되어 회의 마지막날 본회의장에서 검토가 완료된 보고서 초안을 기초로

작성되며, 본회의장의 제안(Comments)을 반영하고 다음사항을 포함하며 각종 회의 결과물

(합의된 결의서, 회람문서 초안, 승인/채택된 결의서 등의 전문)이 부록으로 첨부된다. 다만

MSC/Circ., MEPC/Circ. 등 승인된 회람 문서들은 목록만 명시되고 그 내용은 추후에 웹사이

트에 등재된다.

- 주요 문서의 내용 요약, 회원국 정부, 국제기구 및 사무국이 제출한 다른 문서의 목록

- 보고 회의의 결정사항(the decision taken)에 영향을 미치거나, 의제 검토 중에 표출된 논점

- 결정된 사항 : 전문위원회 자체의 보고서는 위원회의 승인을 득하기 전에는 효력을 가지지

못하며, 위원회의 승인을 득한 후에 전문위원회에서 논의된 기술적인 사항이 반영된다.

또한, 위원회의 보고서는 총회에서 그 내용에 대한 재검토가 이루어지지 않으면 보고서의

내용 그대로 반영되며 다음 두 가지가 있다.

- 총회 결의: 총회 결의는 위원회의 보고 내용 중에서 총회의 검토가 이루어진 뒤에 채택

되기를 바라는 내용을 담고 있으며, 총회에서의 채택 이후에 그 효력이 발휘된다.

- 위원회 결의: 위원회 결의에 대한 내용은 주로 협약의 묵시수락(Tacit acceptance)에 대한

사항이며, 협약의 개정에 대해 위원회 결의서에 언급된 사항에 따라 그 효력이 발휘된다.

이사회나 총회 보고서는 정책적인 사항이 대부분이며, 다만 총회에서 채택된 결의는 일련

번호를 붙여서 책자로 발간된다.

출처 : IMO Guide Book (해양수산부, 2017)