구글 툴을 활용한 스마트워크
◯ 교육대상 : 대분류(경영·회계·사무) 공통, 중분류(총무·인사) 공통, 소분류(사무행정)
◯ 선수능력 : 컴퓨터 기본 활용 가능자, 엑셀 활용 가능자
(선수과정) 오피스 통합 활용 기본
◯ 교육목표 : 온라인 상에서 협업이 가능한 구글 툴을 활용하는 방법을 익혀 회사 내 공동 작업, 클라우드 활용, 배열 수식, 앱스 스크립트 등의 다양한 기 능을 업무에 적용할 수 있다.
□ 교육내용 구성 - 사무자동화 프로그램 활용(0202030209_17v1)
학습 내용 : 스프레드시트 프로그램 활용하기
• 스마트워크 환경과 클라우드 서비스 • 업무 공유와 협업 방법
• 구글 드라이브 화면 구성과 업로드 • 파일/폴더 효율적 공유 방법
• 문서 공동 작업과 동시 저장 • 댓글, 채팅으로 업무 메시지 공유
• 문서 편집시 전달되는 알림 규칙 설정 • 활동 대시보드로 공동 작업 모니터
• 구글 설문지 작성과 활용 • PC와 모바일 연동하여 활용하는 방법
• 구글 포토와 사진 공유 관리기법 • 구글 캘린더 등록과 효율적 운영
• 엑셀과 구글 시트의 차이점 분석 • 파일 위치 확인과 문서 권한 설정
• 셀 데이터 입력과 변경, 이동과 복사 • 기본 수식 입력과 복사
• 교차 색상과 조건부 서식 만들기 • 실무에 주로 사용하는 함수 활용
• 데이터 정렬, 필터로 추출 • 피벗 테이블 작성과 서식 설정
• 최종과제물 작성 • 과제물 평가
유튜브 채널
https://www.youtube.com/user/choicharly 에서 2019. 8. 22. 검색 인용
사례: 엑셀 스프레드시트 작업 속도를 높이는 10가지 팁 활용하기
엑셀 스프레드시트 프로그램을 다음과 같은 10가지 팁을 활용하여 효율적인 작업을 수행한다(출처:Helen Bradley/PCWorld(2012). http://www.itworld.co.kr/news/73878).
1. 하나의 셀에서 여러 줄의 텍스트를 작성한다.
하나의 셀 내에서 텍스트를 입력할 때 단순히 Enter 키만을 누르면 원하는 결과를 얻을 수 없다. 대신에 엑셀에서 텍스트를 입력하면서 새로운 줄을 시작하고 싶다면 Alt-Enter를 누르면 된다. 맥(Mac)에서의 키 조합은 Control – Option – Return이다.
2. 시트 셀에 값을 신속하게 추가한다.
두 셀의 값을 더하는 것 등의 간단한 계산이 필요할 때는 어떻게 해야 할까? 이를 위해서는 공식을입력하기보다 먼저, 첫 번째 셀을 클릭하여 선택하고 Ctrl 키를 누른 상태에서 두 번째 셀을 클릭하면 된다. 기본적으로 엑셀 창의 아랫부분에 있는 상태 표시줄(status bar)에 선택된 셀들의 값을 합친(sum) 결과가 표시된다.
3. 재사용할 수 있는 차트 템플릿을 생성한다.
먼저, 차트를 생성하고 앞으로 만들 차트들을 고려하여 양식을 구성한다. (데이터를 제외한) 차트 양식과 형태를 하나의 템플릿으로 저장하려면, 차트 도구에서 디자인 탭으로 이동하여 ‘서식 파일로 저장’을 선택한 후 자신의 템플릿을 위한 이름을 입력하면 된다. 다른 유형으로 저장하기(save astype) 상자에서 ‘차트 서식 파일(*.crtx)’이 보여야 한다. 그렇지 않을 경우 드롭다운 목록에서 해당옵션을 선택하도록 한다. 그리고 저장을 누른다.
4. 광범위한 데이터 양식 설정 및 차트를 만든다.
서로 붙어 있지 않은 일련의 셀들의 양식을 구성할 때는 먼저, 첫 번째 셀을 선택한 후 Ctrl 키를누른 상태에서 나머지 셀들을 순차적으로 선택한다. 그러면 사용자는 글자 바꾸기 또는 색상 채우기등의 양식을 선택된 모든 셀에 적용할 수 있다.
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5. 조사식 창으로 데이터를 관찰한다.
조사식 창을 설정하려면 조사하고자 하는 하나의 셀 내에서 마우스 왼쪽 버튼을 클릭한다. 그리고리본 툴바에서 수식 > 조사식 창을 선택한다. 조사식 창 대화 상자가 나타나면 조사식 추가를 클릭한다. 사용자는 이미 해당 셀을 선택하였기 때문에 대화 상자에서 참조가 정확한지를 확인한 후 추가를 클릭하면 된다.
6. 수식을 좀 더 이해하기 쉽게 만든다.
범위에 이름을 정의하려면 이름을 정의하고자 하는 셀이나 셀의 범위를 선택한다. 그리고 리본 툴바에서 수식 > 이름 정의를 순서대로 선택한 후 이름 상자에 이름을 입력한다. 이름은 반드시 숫자가아닌 문자로 시작되어야 하며, 이름에 빈칸을 사용할 수는 없다.
예를 들어 어떤 셀에 ‘TaxRate’라는 이름을 정의해 두면 나중에 C5 셀의 값에 사용자가 정의한‘TaxRate’라는 이름의 셀의 값을 곱하는 ‘=TaxRate*C5’등의 수식에서 해당 이름을 사용할 수 있다.
7. 큰 값을 어림수로 구성한다.
먼저, 어림수로 표시할 셀이나 범위를 선택한다. 그리고 선택 범위를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 셀 서식 > 숫자 > 사용자 지정의 형식 상자에서 ###, ‘k’를 입력하고 ‘OK’를 클릭한다. 이 서식은 해당 숫자를 천 단위의 숫자로 어림셈한 후 숫자 뒤에 ‘k’를 붙여 표시한다. 예를 들어21,678.22는 ‘22k’로 표시된다. 이와 마찬가지로 백만 단위의 서식을 정하기 위해서는 ###, ‘m’으로 사용자 지정 서식을 생성하면 된다.
8. 한 장에 다수의 시트를 인쇄한다.
엑셀에서는 탑재된 명령어나 옵션을 이용해서 하나의 워크북(workbook)에 포함된 다수의 시트를 한 장의 종이에 인쇄하는 것이 불가능하다. 하지만 사용자는 카메라 툴을 활용하는 우회적인 방법을 선택할수 있다. 이를 위해서 사용자는 카메라 아이콘을 툴바에 추가해야 한다. 가장 손쉬운 방법은 빠른 실행
도구 모음을 사용하는 것이다(왼쪽 상단). 빠른 실행 도구 모음의 아래를 향한 화살표를 클릭하고 기타명령을 선택한다. 엑셀 옵션 대화 상자의 오른쪽 패널에 있는 드롭다운 목록에서 리본 메뉴에 없는 명령을 선택한다. 아래의 패널에서 카메라 아이콘을 선택한 후 추가를 클릭하여 빠른 실행 도구 모음에 넣는다. 그다음에 인쇄할 첫 번째 범위를 선택하고 카메라 아이콘을 클릭하여 스냅 숏(shot)을 찍는다. 새로운 워크시트로 이동한 후 스냅 숏의 왼쪽 상단 모서리가 표시될 셀을 클릭한다. 해당 셀을 클릭하면 그즉시 스냅 숏 이미지가 나타나게 된다.
이제 인쇄하고자 하는 두 번째 영역으로 이동하여 선택한 후 스냅 숏을 찍고 동일한 시트에 스냅숏을 추가하는 과정을 반복한다. 이 과정을 반복하여 인쇄하고자 하는 모든 데이터를 취합한다. 사용자는 이제 스냅 숏들이 취합되어 있는 하나의 워크시트를 한 장의 종이에 인쇄하면 된다.
9. 엑셀 데이터를 위한 표 서식을 빌려온다.
제목 줄을 포함한 목록을 선택한다. 그리고 리본 메뉴의 홉 탭에서 표 서식 옵션을 선택하여 표 서식을 적용하면 된다. 적용하고자 하는 표 스타일을 클릭하여 자신의 목록에 적용한다. 표 서식 대화상자가 나타나면 머리글 포함 체크 박스를 선택하고 확인을 클릭한다. 그러면 서식이 데이터에 깔끔하게 적용된다.
10. 사용자 지정 데이터 입력 목록을 생성한다.
이 목록을 생성하기 위해서는 워크북 내의 빈 시트에 선택할 항목을 한 줄(세로 단)로 입력한다. 해당 항목들을 사용할 시트로 돌아온 후 해당 항목들이 입력될 범위를 선택한다. 데이터, 데이터 유효성 검사를 차례로 선택한 후, 설정 탭을 클릭한다. 제한 대상 드롭다운 메뉴에서 목록을 선택한다. 원본 영역을 클릭하여 해당 데이터를 포함하는 시트를 찾고 입력한 항목들을 포함하고 있는 셀들을 선택한다. 확인을 클릭해서 대화 상자를 종료한다.
사례: 고객 분류 리스트 작성하기 - [활용 서식 2] 실습 과제 제작과 연계
주어진 데이터를 엑셀 스프레드시트 프로그램을 활용하여 아래 [그림 2-19], [그림 2-20]과 같은 고객 분류 리스트 스프레드시트를 작성한다.
1. 작성할 데이터를 수집하고 정리한다.
2. 1차적으로 기재할 내용을 고려하여 왼쪽/ 오른쪽 소요될 셀을 계산하여 표를 만든다.
3. 각각의 항목에 맞게 정리된 내용을 기재한다.
4. 숫자는 계산식 기능을 활용하여 계산값을 도출하거나, 수식을 만들어 넣어 놓거나 필요에 따라 그림이나 표를 삽입한다.
5. 셀의 콤보 박스를 활용하여 오름차순/ 내림차순/ 필터 정리를 한다.
6. 전체적으로 형식의 통일성을 갖추고 깔끔하도록 글꼴, 글자 크기, 셀 크기, 인쇄 출력 시 편집 형태 사전 확인 등을 통해서 개별 작업을 수행한다.
7. 셀 숨기기 기능을 활용하여 인쇄 부분 여분을 정리한다.
8. 오·탈자가 있는지를 확인한 후 작업을 마무리한다.
9. 인쇄 미리 보기를 통해서 정상적 출력이 가능한지를 확인한다.
[그림 2-19] 엑셀 스프레드시트 프로그램(MS 오피스 2016) 문서 작업 예시(1)
사례: 구글 스프레드시트 9가지 팁 활용 문서 작성하기
다음에 제시된 비즈니스 사례에 대하여 구글 스프레드시트 프로그램을 활용하여 작성한다(출처: GSuite/크롬 엔터프라이즈. 저자 – Advanced Chrome Device Management 2017 Essential Guide for Chromebook Users; - http://amazon.com/author/charlychoi 유튜브 채널
https://www.youtube.com/user/choicharly에서 2019. 8. 22. 검색. 인용 편집).
• 저는 5명의 팀원으로 구성된 영업부의 부장입니다. • 제가 작성한 세일즈 리포트 스프레드시트를 팀원 5명이 공유하여 각자 세일즈 리포트를 작성할 계획입니다.
• 팀원 중 일부는 스프레드시트 작성에 익숙지 않아, 실수로 또는 잘못 입력하여 내용을 망칠 가능성도 있습니다.
• 저는 팀원이 수정을 하거나 입력을 한 모든 기록을 확인해야 합니다. • 팀원 중에 누군가가 시트를 수정 또는 변경을 하게 되면, 저한테 자동으로 알림 메시지가 전달이 되도록 해야 합니다.
• 시트에 있는 모든 내용을 팀원이 수정 또는 입력을 할 수 있으나, 일부 중요한 데이터는 보기만 가능하고 수정을 못하도록 해야 할 때가 있습니다. • 팀원 중 일부는 시트 내용을 볼 수만 있고 수정은 할 수 없으며, 스프레드시트 내의 일부 민감한 정보가 있는 시트는 일부 팀원은 볼 수 없도록 해야 합니다.
• 시트에는 현장에서 찍은 사진들도 저장되어 있기 때문에 팀원 간에 공유가 되도록 해야 합니다.
• 세일즈 리포트가 완성되면, 그래프 차트로 회사 내부 사이트에 게시하여 전 직원들이 볼 수 있도록 해야 합니다.
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1. 시트와 셀 영역 보호 기능을 활용한다.
자신이 생성한 시트를 팀원들과 공동 편집 작업을 해야 할 경우, 공동 편집자들에게 수정 권한을 부여하여 공유를 해야 한다. 구글 스프레드시트 문서 내용에는 다른 사람들이 함부로 수정하면 안 되는 민감한 시트나 특정한 데이터들이 있을 수 있다. 이러한 민감한 내용들은 공동 편집자들이 수정하지 못하도록 할 필요가 있다.
구글 스프레드시트에는 ‘보호된 시트와 범위’ 기능이 있다. 특정한 시트의 셀 범위를 지정하여 공유자들이 이 범위는 수정하지 못하도록 설정할 수 있다.
출처: 구글 스프레드시트 2019. 스크린 샷.
[그림 2-21] 구글 스프레드시트 프로그램 ‘시트와 셀 영역 보호’ 기능 활용 예시
2. 시트 감추기 기능을 활용한다.
팀원 중 일부에게는 수정 권한을 주지 않고 보기 권한만 제공되는 경우가 있다. 스프레드시트에는보기 권한자가 보아서는 안 되는 민감한 시트가 있을 수 있다. 구글 스프레드시트는 시트를 감출 수있는 기능을 제공한다. 선택된 시트를 감추면, 보기 권한만을 가진 사용자는 해당 시트의 내용을 볼수 없게 된다.
출처: 구글 스프레드시트 2019. 스크린 샷.
[그림 2-22] 구글 스프레드시트 프로그램 ‘시트 감추기’ 기능 활용 예시
3. 데이터 확인 기능을 활용한다.
구성원들끼리 협업을 수행하는 경우, 구성원들이 데이터를 실수로 잘못 입력하는 경우가 발생할 수 있다. 이를 방지하기 위한 방법으로 입력되는 데이터의 허용 범위를 지정하거나, 지정된 목록의 데이터만을 입력하거나, 지정된 날짜 범위의 데이터만을 입력하도록 할 수 있다. 이렇게 함으로써 허용되지 않은 데이터를 실수로 입력하는 것을 방지할 수 있다. 협업을 통해서 공동으로 편집 작업을 수행해야 할 경우에 이 기능은 반드시 필요하다.
출처: 구글 스프레드시트 2019. 스크린 샷.
[그림 2-23] 구글 스프레드시트 프로그램 ‘데이터 확인’ 기능 활용 예시
4. 필터 보기 기능을 활용한다.
협업 작업을 수행하는 구성원들이 특정 칼럼에 대해서 정렬하여 보아야 할 경우가 있다. 구성원들이 정렬을 시도하면 원본의 데이터 순서가 바뀌게 된다. 이를 방지하기 위해서 원본의 데이터에는 영향을 주지 않고, 원하는 칼럼의 데이터를 자신만 정렬해서 볼 수 있게 할 수 있다. 구글 스프레드시트에서는 ‘필터 보기’ 기능을 통해서 원본에는 영향을 주지 않고 필요한 칼럼을 자신만 정렬하여 볼수 있다.
구성원 각자가 데이터를 정렬하여 보기를 원할 경우에는 ‘필터 보기’ 기능을 이용할 것을 권고한다.
출처: 구글 스프레드시트 2019. 스크린 샷.
[그림 2-24] 구글 스프레드시트 프로그램 ‘필터 보기’ 기능 활용 예시
5. 조건부 서식 기능을 활용한다.
시트를 공유한 구성원들이 데이터들을 보기 쉽게 할 필요가 있다. 구글 스프레드시트에서는 ‘조건부서식’ 기능을 통해서 특정한 조건에 만족하는 데이터(cell, row, column)에 배경색을 지정하는 기능을 제공하고 있어 이 기능을 통해서 배경색을 가지고 직관적으로 데이터 분석을 할 수 있다.
출처: 구글 스프레드시트 2019. 스크린 샷.
[그림 2-25] 구글 스프레드시트 프로그램 ‘조건부 서식’ 기능 활용 예시
6. 이미지 공유 기능을 활용한다.
구글 스프레드시트 문서로 공동 협업 작업 수행 시 많이 사용하는 기능 중 하나는, 시트에 이미지를삽입하여 공유하는 것이다.
구글 스프레드시트에 이미지를 삽입하는 방법에는 두 가지가 있다.
1) ‘메뉴 > 삽입 > 이미지’를 통해서 로컬 PC에서 이미지를 업로드하거나, 구글 포토 앨범, 구글 드라이브에서 이미지를 업로드하는 방법이다. 이 기능을 통해서 로컬 PC의 이미지나, 구글 드라이브, 구글 포토 앨범의 이미지를 삽입할 수 있다. 그러나 시트 셀 안에는 이미지를 삽입할 수 없다.
출처: 구글 스프레드시트 2019. 스크린 샷.
[그림 2-26] 구글 스프레드시트 프로그램 ‘이미지 공유’ 기능 활용 예시(1)
2) 함수 – 이미지( )를 이용하여 특정한 셀에 이미지를 삽입할 수 있다. 이 방법을 통해서 셀 안에 이미지를 삽입할 수 있다. 그러나 자신의 로컬 PC의 이미지는 업로드할 수 없고, 웹에 공개된 이미지만 삽입할 수 있다.
출처: 구글 스프레드시트 2019. 스크린 샷 편집.
[그림 2-27] 구글 스프레드시트 프로그램 ‘이미지 공유’ 기능 활용 예시(2)
7. 알림 규칙 기능을 활용한다.
시트를 공유한 구성원들이 데이터를 수정하거나 입력할 때, 자동으로 알림 메일을 받을 수 있다. 구글 스프레드시트 에서는 ‘알림 규칙’을 지정할 수 있는 기능을 제공한다. 이 기능을 이용하여 알림규칙을 지정할 수 있다.
출처: 구글 스프레드시트 2019. 스크린 샷.
[그림 2-28] 구글 스프레드시트 프로그램 ‘알림 규칙’ 기능 활용 예시
8. 댓글로 의사소통 기능을 활용한다.
공동 편집 작업을 수행하는 구성원들 간에는 구글 스프레드시트에서 ‘댓글’을 통해서 의사소통을 할수 있다. 특정한 셀에 대해서 구성원들에게 ‘댓글’을 보낼 수 있으며, 댓글을 받은 구성원은 답장을할 수 있다.
출처: 구글 스프레드시트 2019. 스크린 샷.
[그림 2-29] 구글 스프레드시트 프로그램‘댓글 의사소통’기능 활용 예시
9. 차트 게시 기능을 활용한다.
시트에서 차트 만들기를 통해서 또는 ‘탐색’(시트 오른쪽 하단) 기능을 통해서 차트 그래프를 만들수 있다. 해당 차트가 생성이 되면 이 차트를 웹이나 사이트에 게시할 수 있다. 웹에 게시된 차트는시트 원본의 데이터가 변경될 경우 웹에 게시된 차트도 자동으로 변경된다.
출처: 구글 스프레드시트 2019. 스크린 샷.
[그림 2-30] 구글 스프레드시트 프로그램 ‘댓글 의사소통’ 기능 활용 예시
수행 tip
•자주 사용하는 문서는 별도로 컴퓨터 파일 폴더 및 파일정리를 통해 신속하고 손쉽게 찾아서 활용 및 응용이 가능하도록 관리한다.
스프레드시트 소프트웨어의 문서 보안 기능을 활용하여 작성 문서를 보호하여 제공한다.
이는 작성자의 작업 대상 문서의 내용이나 기업 내부의 규정 및 지침에 따라서 문서 보호가 필요할 수도 있고, 그렇지 않은 경우도 있다.
아래 [그림 2-31], [그림 2-32]와 같이 신규로 작성할 문서 파일에 암호를 설정하여 데이터의
보안에 주의한다.
글
